"Im Unterschied zu agilen Methoden verlangt die klassische Planung und Steuerung ein hohes Maß an konzeptioneller Vorarbeit bereits am Anfang des Projektes. Veränderungen im späteren Verlauf werden sich damit immer auf das Gesamtprojekt auswirken.

Was ist agiles Projektmanagement?

Im Unterschied zum klassischen Projektmanagement unterscheiden sich agilen Methoden wie Scrum oder Kanban vor allem durch die kürzeren und detaillierteren Planungsphasen. Aufgabenpakete werden dabei möglichst kleinteilig aufgeführt und für einen festen Zeithorizont eingeplant. Wie viele To-Dos dabei entstehen, wird durch die verfügbaren Teamkapazitäten für den betroffenen Zeitpunkt vorgegeben.

Während die zur Verfügung stehenden Ressourcen berücksichtigt werden, ist keine der Aufgaben einem konkreten Teammitglied zugeteilt. Die Koordination übernimmt das Team im agilen Projektmanagement autonom.

Was unterscheidet die Vorgehensweisen?

In der klassischen Planung wäre eine autonome Verteilung der Aufgaben undenkbar. Hier legt der Projektleiter sowohl die Arbeitspakete als auch die verantwortlichen Teammitglieder fest. Auf diese Art wird die voraussichtliche Dauer der Aktivität ermittelt. Die zuvor definierten Abhängigkeiten zu anderen Aktivitäten ergeben weiterhin die chronologische Abfolge der Aktivitäten bis zum Projektende.

Vereinfacht gesagt denkt agiles Projektmanagement kürzer. Hier ist gewissermaßen der Weg das Ziel, nicht primär das Projektende. Grundgedanke ist, dass – wie Realität auch häufig auch der Fall – durch permanent auftretende Anforderungen und Aufgaben eine kontinuierliche Umsetzung innerhalb des Projektrahmens automatisch stattfindet. Arbeitsergebnisse werden entsprechend nach fest vorgegebenen Zeitperioden abgenommen und bestenfalls auch schon genutzt, sodass in der Folgeperiode bereits an der Verbesserung bzw. Erweiterung der Ergebnisse gearbeitet werden kann.

Wie lässt sich klassisches Projektmanagement mit agilen Methoden kombinieren?

Beide Methoden – klassisches wie auch agiles Projektmanagement bringen Vorteile mit sich, die ihr für euch nutzen könnt. Wichtig ist hierbei nur, die Methoden und ihre Rahmenbedingungen strikt zu trennen – und beispielsweise nicht zu versuchen, klassische Methoden agil zu denken.

Das funktioniert so: Vorteil des klassischen Projektmanagements ist der Überblick über das große Ganze, den ihr euch auch erhalten solltet. Jede Aktivität hat im klassischen Projektmanagement einen Endtermin, der eingehalten werden muss. Dass das auch tatsächlich der Fall ist, wird durch regelmäßige Feedbacks zum Fertigstellungsgrad oder Berichte zum Projektstatus sichergestellt. Wie weit der Projektleiter bei der Ausgestaltung der Erfüllung der Aktivität ins Detail gehen will, ist eine andere Entscheidung. Hier kann die agile Methode ansetzen.

Agiles Projektmanagement im klassischen Rahmen

Innerhalb des vorgegebenen klassischen Projektrahmens können Mitarbeiter die Umsetzung in den Details selbständig planen und umsetzen. Der Planungshorizont ist hierbei kurz. Das Team nimmt sich nur so viele To-Dos vor, wie es innerhalb des Planungshorizonts umsetzen kann. Restliche Aufgaben werden in der nächsten Planungsrunde überdacht und bearbeitet. Neue Fragestellungen ergeben sich kontinuierlich durch die Detailplanungen, die regelmäßig flexibel abgeklärt werden.

Das heißt im Klartext: Agiles Projektmanagement muss in diesem Fall immer im Rahmen der klassischen Planung stattfinden. Dazu gehört auch, dass das Team in der Lage ist, Zeit- oder Kostenengpässe selbstständig zu lösen.

Insbesondere bei großen und oder komplexen Projekten mit einer Vielzahl an Aufgaben lohnt es sich, agile Methoden und klassische Methoden zu kombinieren. Unregelmäßigkeiten in einzelnen Abläufen können dann autark vom verantwortlichen Team gelöst werden, anstatt dass ein kleines Hindernis alle Abläufe verzögert.