Jedes Meeting lässt in der Regel neue Aufgaben entstehen. Diese müssen dringend umgesetzt werden, um ein konkretes Problem zu lösen oder das Projekt weiter voranzutreiben. Aber wer war noch einmal für was verantwortlich?

Kurzgefasst: Unsere To Do Liste ist unser kleiner Held des Alltags. In diesem Beitrag erfahrt ihr, wie ihr das wirkungsvolle Tool in Meetings einsetzt, um Zeit zu sparen und gleichzeitig nie wieder eine Aufgabe zu vergessen.

Die To Do Liste rettet uns regelmäßig das (Arbeits-)Leben. Dank ihr gehen keine Aufgaben verloren und wir behalten den Überblick, welche Punkte noch aussteht und welche wir schon abhaken konnten.

Die To Do Liste rettet regelmäßig unser (Arbeits-)Leben

Die gute Nachricht: Diesen Lebensretter könnt ihr auf den Zeitfresser Meetings übertragen. Schließlich ergeben sich in und nach Meetings die gleichen Probleme wie im Arbeitsalltag: Gute Ideen und Aufgaben ploppen auf – und verfliegen wieder, wenn man keine Aufgabenliste erstellt und genau festlegt, wer was zu tun hat.

Wichtige To Dos ploppen auf – und verfliegen wieder

Häufig sind die einzigen Mitschriften, die in Meetings entstehen, das klassische Protokoll:

Vorteil: Das klassische Protokoll hält alle Inhalte eines Meetings im nötigen Detailgrad fest. Somit können alle Themen und Erwähnungen des Meetings darin nachvollzogen werden. Aus diesem Vorteil ergibt sich auch gleichzeitig die Schwäche des Protokolls gegenüber der To Do Liste als Methode für eine effiziente Umsetzung von Aufgaben:

Nachteil: Die detaillierte Aufzeichnung kostet viel Zeit. Nicht nur die Erstellung, sondern auch das Filtern von To Dos: Die Masse an Informationen sorgt dafür, dass die Protokolle selten von allen Beteiligten bis zum Ende gelesen werden. Somit ist es schwierig, mit diesem Tool verteilte Aufgaben nachzuverfolgen und zu gewährleisten, dass die verantwortlichen Kollegen diese Aufgaben im vereinbarten Zeitrahmen erledigen.

Das Problem: Niemand hat Lust und Zeit, regelmäßig im Protokoll nach zugeteilten Aufgaben zu suchen, geschweige denn, diese in Folgemeetings noch einmal aufzugreifen. Dieses Problem umgeht ihr mit der To Do Liste. Dabei handelt es sich nämlich nicht jeweils um ein langes Einzeldokument, sondern um eine dynamische Aufgabenliste. Sozusagen ein „lebendes“ Dokument. Alle Teammitglieder sollten Zugriff darauf haben.

In die To Do Liste nehmt ihr alle in euren Meetings beschlossenen Aufgaben und Zuständigkeiten stichpunktartig auf und ordnet sie den zuständigen Teammitgliedern zu. Zuletzt wird der Termin hinzugefügt, zu dem die Aufgabe erledigt sein sollte.

Augen auf bei Terminierung

Ein Tipp für die Terminierung der Aufgaben in eurer To Do Liste: Ihr kennt das bestimmt – wenn ihr eine Kalenderwoche als Zieldatum angebt, wird die Aufgabe mit ziemlicher Sicherheit wann fertiggestellt? Genau, am letztmöglichen Termin, also am Freitag der KW. Bei manchen Aufgaben ist das ausreichend. Sollten mit der Fertigstellung der Aufgabe aber Folgeprozesse verbunden sein, legt besser einen möglichst konkreten Termin für die Fertigstellung fest.

Haltet die Liste so simpel wie möglich und vergebt als Status der Aufgaben nur zwei Möglichkeiten: Offen oder erledigt. Das hält das Dokument übersichtlich und ermöglicht vor allem einen ausschlaggebenden Vorteil der To Do Liste: Ihr könnt sie in jedem Meeting wieder neu aufgreifen, kurz durchgehen und mit den Projektverantwortlichen den Status besprechen.

Haltet die die To Do Liste schlank und übersichtlich

Erledigte Aufgaben werden archiviert, offene Aufgaben kurz thematisiert: Fehlen den Projektbeteiligten Infos, Zuarbeit, Freigaben? Oder liegt es nur am Zeitmanagement? Klärt offene Fragen und sprecht das Thema beim nächsten Meeting erneut an.

So schafft ihr mit der To Do Liste gleichzeitig einen freundlichen kleinen Reminder für alle angefallenen Aufgaben sowie ein Aufgabenarchiv: Rückblickend könnt ihr immer nachverfolgen, wer für die kleineren Projekte und Aufgaben zuständig war und wann sie abgeschlossen wurden.