Projekt + Struktur = Plan – So behalten Sie immer den Überblick

Auf einen Blick: Dieser Text liefert Ihnen Antworten auf die drei häufigsten Fragen unserer Kunden zum Thema Projektstrukturplan: 

1. Wie ist ein Projektstrukturplan aufgebaut,
2. was muss ein Projektstrukturplan enthalten und
3. wann wird der Projektstrukturplan erstellt?

Sie haben Grund zur Freude: Ein Kunde hat Ihr Angebot angenommen – es steht ein neues Projekt an. Damit Sie über alle Projektphasen hinweg den Überblick behalten, haben Sie vorab einen sauberen Projektstrukturplan erstellt. Oder etwa nicht? 

Keine Sorge wenn Sie mit „Nein“ antworten. Sie stehen nicht alleine da. Viele unserer Kunden verstehen die enormen Vorteile einer durchdachten Projektstrukturplanung oft erst, wenn Sie sie selbst erlebt haben.  

Warum wird ein Projektstrukturplan erstellt?

Die Planung vorab mag hinderlich erscheinen, weil im Kopf bereits die Ideen sprießen und man direkt mit dem ersten Arbeitspaket loslegen möchte. Dieser anfängliche Enthusiasmus nimmt aber schnell ein Ende, sobald deutlich wird, dass im Arbeitsablauf ein Schritt vergessen wurde und dadurch der Ablaufplan nicht eingehalten werden kann.   Deshalb liefert der Projektstrukturplan im Projektmanagement einen Überblick über jedes Teilprojekt und dessen Arbeitspakete. Übersichtlich auf einer einzigen DIN A4 Seite. Diese Informationen sorgen für Orientierung. Denn die Aufgliederung einer großen Aufgabe in kleinere Teilprojekte und noch kleinere Arbeitspakete löst Unsicherheiten auf und verschafft einen entspannten Überblick aller Prozesse. Hier ist allerdings zu beachten, dass wir mit dem Projektstrukturplan keine zeitlichen Abfolgen oder Abhängigkeiten erfassen. Diese Aufgabe erfüllt der Projektablaufplan, der seine Informationen aus dem Projektstrukturplan zieht.  

Die wichtigsten Schritte zum Projektstrukturplan

Wenn Sie einen Projektstrukturplan erstellen, gilt es zunächst alle Projektanforderungen zu sammeln und zu ordnen. Im Idealfall moderiert der Projektleiter dazu ein Brainstorming mit allen am Projekt beteiligten Parteien. Diese Methode hat den Vorteil, dass sich alle Beteiligten mit ihren individuellen Anforderungen berücksichtigt fühlen – und außerdem geht es gemeinsam schneller als wenn sich ein einsamer Projektleiter alleine mit den vielen Besonderheiten auseinandersetzen muss.  

Wichtig: Beim Sammeln der Projektanforderungen können durchaus bereits fachliche Spezifikationen genannt werden, die genau so in den Projektstrukturplan übernommen werden können. Sollten allerdings noch Unklarheiten bestehen, ist das kein Beinbruch: Formulieren Sie die Anforderungen so detailliert wie möglich und erachten Sie sie einfach als einen ungeschliffenen Diamanten, der nach und nach seine Form findet.  

Projektstrukturplan Beispiel „Umzug“:

Versetzen Sie sich in die Position des Projektleiters des Projektes „Umzug“.

In unserem Baumdiagramm bestimmen die Projektgegenstände die erste Gliederungsebene. Die sogenannten Meta-Überschriften „Wand“, „Fußboden“ etc. werden in den folgenden Ebenen zu Teilaufgaben und Arbeitspaketen verfeinert.  

Dabei stellen Sie sich die Frage, welche Anforderungen erfüllt sein müssen, damit eine Teilaufgabe umgesetzt werden kann. Für die Wand wären das beispielsweise die Aktivitäten »Alte Tapete entfernen«, »Wand grundieren« und »Neue Tapete ankleben«. Entsprechend wird in unserem Beispiel eine neue Unterebene erstellt und so jedes Arbeitspaket Stück für Stück verfeinert.  

3 wichtige Praxistipps für Ihren Projektstrukturplan

Tipp 1: Geplant wird nur, was auch gesteuert werden kann

Zu kleine Arbeitspakete blähen den späteren Projektplan unnötig auf und lassen sich häufig gar nicht steuern, da sie zu kurz sind. Unser Tipp: Brechen Sie das Projekt sehr fein herunter erstellen Sie auf dieser Grundlage die Aufwandschätzung. Anschließend dampfen Sie die Arbeitspakete auf praktische und sinnvolle Ebenen ein. Die Detailaufgaben dienen Ihrer Nebenrechnung und werden bei der späteren Terminfindung und -steuerung indirekt genutzt.  

Tipp 2: Fokus aufs Wesentliche

Der Projektstrukturplan sollte nicht mit ToDo’s überfrachtet werden, die in der Terminfindung und Projektsteuerung nicht mehr relevant sind, auch wenn sie wichtig erscheinen. Solche Elemente und Kennzahlen werden auf Checklisten ausgelagert.  

Tipp 3: Teilprojekte ausgliedern

Ergeben sich bei einigen Aufgaben hohe Komplexitäten, die in ihrem Umfang dem eigentlichen Projekt nahe kommen, gliedern Sie diese als Teilprojekte aus. Folgen Sie diesen Schritten, so fließen kontinuierlich weitere Details und Informationen in Ihren Projektstrukturplan ein. Der große Vorteil: Einmal erstellt, kann der Projektstrukturplan später auch als Vorlage für weitere Projekte werden.