Womit fängt man an und was bleibt dabei liegen?

Wer ungeschickt priorisiert, erlebt man böse Überraschungen.

Ein Beispiel: Wenn die Milch auf dem Herd gerade überkocht, es an der Tür klingelt und das Fußballspiel im Fernsehen beginnt, sollte man sich nicht voreilig für das Fußballspiel als erste Aufgabe entscheiden. Im Ergebnis wäre die Küche verraucht, der Herd hinüber und die Freunde wären wieder auf dem Weg nach Hause. Ein Fußball-Abend macht so keinen Spaß. Besser wäre, wenn man zuerst die Milch rettet und dann seine Freunde einlässt. Danach kann ein toller Männerabend starten.

Alles eine Frage der Priorisierung. Was ist wichtig und was dringend?

Im Multi-Projektmanagement stellt sich diese Frage andauernd. Nach dem Bauchgefühl entscheiden, gefährdet nicht nur einen gemütlichen Fußballabend, sondern die gesamte Projektlandschaft des Unternehmens. Wenn man für ein Projekt Ressourcen – also Projektmitarbeiter – abzieht, leiden darunter andere Projekte. Diese geraten nun in zeitliche Not und beeinflussen dadurch wiederum weitere Projekte negativ. Besonders die Endtermine und die Mitarbeiter-Motivation leiden darunter.

Was kann man tun?

Als Beispiel:

Die Gesamtstimmung in einer Disko kann schnell kippen, wenn die Disko zu voll und kein Platz an der Bar oder an der Tanzfläche zu finden ist. Eine Lösung wäre einen Türsteher an die Tür zu stellen, der nur so viele Gäste einlässt, wie die Disko verträgt. Zudem kontrolliert er, ob wirklich nur angenehme Gäste in die Disko gehen. Im Grunde ist das bereits die Lösung für das Multi-Projektmanagement. Um allerdings verlässlichere Kriterien zu erhalten, als den persönlichen Geschmack des Türstehers, stellt man einen kleinen Kriterien-Katalog auf. Jedes Projekt muss sich dessen kritischer Betrachtung stellen. Die Funktion des Türstehers übernimmt dann beispielsweise das Projektmanagement-Office. Es prüft, ob genügend Ressourcen vorhanden sind, um neue Projekte zu starten. Bei Überfüllung werden nur die wichtigsten Projekte durchgelassen.

Wie wichtig ein Projekt ist, wird mit Hilfe des Kriterien-Kataloges ermittelt. Jede Frage gibt mögliche Antworten vor und hinter jeder Frage verbirgt sich eine Punktzahl.

Eine Frage könnte lauten:

Dient das Projekt der Sicherung des laufenden Betriebes oder stellt es eine Innovation dar?

Mögliche Antworten:

A) Sicherstellung des laufenden Betriebes = 10 Punkte

B) Innovation = 5 Punkte

C) Keines von beiden = 0 Punkte

Damit ist klar, dass der Sicherstellung des laufenden Betriebes eine höhere Priorität eingeräumt wird. Weiterhin kann man jede Fragestellung mit einer Gewichtung versehen, um Fragen untereinander noch einmal in Bezug auf die Wichtigkeit abzugrenzen: Wenn es beispielsweise nur zwei Fragen gibt, könnte man Frage 1 mit 40% und Frage 2 mit 60% gewichten. Damit würde die Antwort auf die Frage 2 einen stärkeren Einfluss auf die Gesamtpunktezahl nehmen, als die Antwort aus Frage 1.

Natürlich kann man diese Gewichtungssystematik nun mit beliebiger Komplexität ausstatten. Die Grundidee bleibt aber immer dieselbe. Auf Grundlage von Fragen und deren Antworten erzeugen wir eine Punktezahl, die nun mit der Punktebewertung anderer Projekte verglichen werden kann und schon haben wir eine priorisierte Reihenfolge aller Projekte. Im Projektmanagement ist an dieser Stelle daher Transparenz und Nachvollziehbarkeit angeraten.