Warum ist Projektmanagement so wichtig für alle Unternehmen?

Was braucht es, um ein Projekt gegen die Wand zu fahren? Kostenüberschreitung, ineffiziente Vorgänge, missverstandene Annahmen bei der Projektvorbereitung – die im schlimmsten Fall zu unzureichenden Ergebnissen führen.

Das ist nur ein Auszug der Risiken. Bei der Projektorganisation und -umsetzung bieten sich reihenweise Möglichkeiten, den Projekterfolg zu gefährden. Dafür reicht es aus, wenn niemand einen Überblick über den gesamten Prozess hat, keinerlei Absprachen stattfinden und nicht gegengesteuert wird, falls Kosten oder Aufwand an einer Stelle aus dem Ruder laufen. Schlechtes oder fehlendes Management des Projekts also. Ganz einfach.

Spaß beiseite. Dieses kleine Worst-Case-Szenario verdeutlicht, warum gutes Projektmanagement einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg fast jedes Projektes ist. Denn jedes Projekt umfasst viele Stellschrauben, die es zu steuern und zu kontrollieren gilt. Mit einem funktionierenden Projektmanagement ist das möglich.

Projektmanagement – was ist das?

Ein gutes Projektmanagement ermöglicht einen Überblick vom Anfang bis zum Ende aller Prozesse, von der Grobplanung bis ins Detail. Alle Projektphasen mit entsprechenden Ergebnissen, alle Prozessgruppen und Vorgänge werden übersichtlich dargestellt – und zwar so, dass Risiken und andere Faktoren, die den Erfolg von Projekten beeinflussen können, frühzeitig erkennbar werden. 

Projektmanagement Beispiele

Nicht nur für das Endergebnis, sondern auch für die am Projekt beteiligten Mitarbeiter ist ein effizientes Projektmanagement ausschlaggebend. Zusammenarbeit macht dann Spaß, wenn interne Absprachen und Absprachen mit den Kunden immer klar und allen Beteiligten bekannt sind. 

Entsprechend kann und sollte bei der Projektvorbereitung bereits festgelegt werden, zu welchen Zeitpunkten welche Informationen, Ressourcen und Arbeitsergebnisse vorliegen müssen. So können sich alle Parteien auf ihre konkreten Vorgänge konzentrieren, ohne sich während der einzelnen Projektphasen um Rahmenbedingungen kümmern zu müssen. 

Wann ist Projektmanagement sinnvoll?

Ein aktueller Grund, warum Projektmanagement in allen Bereichen wichtig ist, sind die immer kürzer werdenden Innovationszyklen. Die Notwendigkeit der permanenten Optimierung erfordert eine sehr präzise Abstimmung aller Abteilungen. Die Markteinführung eines neuen Produkts beispielsweise erfordert die Weitergabe fachspezifischer Informationen an die IT, den Einkauf, das Marketing und die Rechtsabteilung.

Für die Koordination solcher interdisziplinären Teams kann der Projektmanager auf bewährte Managementmethoden wie das Gantt-Diagramm oder den Projektstrukturplan (PSP) zurückgreifen. Diese Methoden gewährleisten die größte Informationstransparenz, schnellstmögliche Entscheidungsprozesse und eine effiziente Planung knapper Ressourcen.

Laufende Projekte durchleuchten und aktiv steuern

Einmal eingeführt, entwickelt sich ein professionelles Projektmanagement in kürzester Zeit zur unabkömmlichen Basis für jeden Stakeholder eines Projektes. Nicht nur strategische Planung, auch die Minimierung bzw. das Gegensteuern von ungewollten Entwicklungen erfolgt übersichtlich und intuitiv, wenn zu immer klar ist, wer mit welchen Arbeitsergebnissen in den Projektphasen beteiligt ist.