Kurz gefasst: In diesem Beitrag erfahrt ihr, wie sich ein Projektteam in der Regel zusammensetzt und wer dabei welche Aufgabe übernimmt. Je nach individuellen Anforderungen, Aufgaben und Zielen setzt sich natürlich auch im Projektmanagement jedes Team individuell zusammen. Dennoch finden sich in Projektteams in der Regel immer die folgenden Rollen:
Generalist Projektleiter
Der Projektleiter (PL) setzt die Planung und Steuerung des Projektes um und bewahrt den Überblick darüber, dass alle gesetzten Ziele planmäßig erreicht werden und der Einsatz von Ressourcen optimal ist. Welche Aufgaben hat ein Projektleiter? Die Aufgabe des Projektleiters ist es also, den Erfolg des Projektes zu überwachen und gegebenenfalls einzugreifen, wenn Probleme darauf hinweisen, dass die Zielerreichung gefährdet ist. Bei komplexen, umfangreichen oder lange andauernder Projektarbeit wird das Projektteam durch die stellvertretende Projektleitung (PL) bzw. eine Teilprojektleitung verstärkt. Sie unterstützt den Projektleiter bei Teilen seiner Arbeit. Die stellvertretende Projektleitung übernimmt entsprechend Projektleitungsverantwortung für einen klar definierten Teilbereich der gesamten Projektarbeit. Weitere wichtige Projektbeteiligte im Projektmanagement sind die Projektmitarbeiter (PMA). Sie setzen die vom Projektleiter festgelegten Arbeitspakete um. Die Projektmitarbeiter sind in der Regel auf ihre sehr spezifischen Aufgaben fokussiert. Deshalb ist es wichtig für den Erfolg eines Projektes, dass ein Teammitglied den Überblick über alle Aufgaben und zu erreichenden Ziele hat.
Warum Projektmitarbeiter das Projekt nicht leiten sollten
Insbesondere in kleineren Projekten kommt es allerdings häufig vor, dass einer der Projektmitarbeiter die Rolle des Projektleiters einnimmt. Diese „Personalunion“ kann zu Problemen bei der Projektarbeit führen, denn ein Projektmitarbeiter sollte sich in der Regel voll der Erfüllung seiner gesetzten Ziele widmen. Dadurch kann schnell der Fall eintreten, dass der verantwortliche Projektbeteiligte das Projektmanagement vernachlässigt.
Die Konsequenz: Keins der Teammitglieder fühlt sich dafür zuständig, die Projektarbeit zu überwachen. Entstehen übergeordnete Engpässe oder gibt es Grund zur Annahme, dass das Projektziel nicht wie geplant erreicht werden kann, greift niemand ein. Deshalb sollte auch bei kleineren Projekten ein Projektbeteiligter immer ausschließlich für die Planung und Lenkung des Projektes zuständig sein.
Das Projekt-Büro, auch Projekt Office (PO) nimmt dem Projektteam viele administrative Aufgaben ab und kümmert sich um die Aufgaben, die nicht zu den Kernkompetenzen der Teammitglieder gehören. Dazu gehören alle Aufgaben rund um die Projektdokumentation sowie die Unterstützung des Projektleiters bei organisatorischem Aufwand wie dem Einstellen von Terminen, der Buchung von Tickets oder ähnlicher Arbeit.
Das Projekt-Office – die gute Seele jedes Projekts
Das Project Office ist allerdings nicht mit dem Project Management Office (PMO) zu verwechseln. Das PMO steht nämlich außerhalb des Projektes und verwaltet je nach Ausprägung alle laufenden Projekte und die dadurch gebundenen Ressourcen.
Der Auftraggeber
Und auch der Auftraggeber spielt natürlich eine wichtige Rolle in der Projektarbeit: Ohne ihn käme das gesamte Projekt nicht zustande. Der Auftraggeber stimmt mit dem Projektleiter den Leistungsrahmen ab und beauftragt die definierte Leistung. Im Falle einer Zusammensetzung des Auftraggebers aus unterschiedlichen Personenkreisen berichtet der Projektleiter dem Lenkungsausschuss regelmäßig. Die Teammitglieder des Lenkungsausschusses wiederum treffen gemeinsam alle Entscheidungen, die für den Auftraggeber von Bedeutung sind.
Werden Interessengruppen versehentlich oder beabsichtigt nicht in dieses Gremium aufgenommen, entstehen in der Regel Konflikte. Deshalb sollten grundsätzlich alle Beteiligten auch immer einbezogen werden.
Tipp: Über die frei konfigurierbaren Projektlebenszyklen lassen sich mit Blue Ant beliebige Projektphasen und deren Verantwortlichkeiten definieren. Damit haben Anwender die Möglichkeit, beispielsweise Freigabe- und Genehmigungsprozesse Ihrer Lenkungsgremien abzubilden. Darüber hinaus können alle Beteiligten Personen aktiv in die Kommunikation der Projektstatusberichte eingebunden werden. So ist sichergestellt, dass alle Projektbeteiligten Zugriff auf die für sie relevanten Informationen haben und sich nicht ausgeschlossen fühlen.
